Šta su e-fakture i zašto su obavezne u Srbiji?
Elektronske fakture (e-fakture) su digitalne fakture koje se razmenjuju između privrednih subjekata putem sistema elektronskog fakturisanja (SEF) u Srbiji. Za razliku od standardnih papirnih faktura ili PDF dokumenata koji se šalju emailom, e-fakture imaju standardizovan elektronski format (UBL 2.1 XML) koji omogućava automatsku obradu i knjiženje bez ručnog unosa podataka.
Od 2023. godine, elektronsko fakturisanje je obavezno za sva privredna društva u Srbiji za B2B (business-to-business) transakcije. To znači da svaka firma koja šalje ili prima fakture od drugih firmi mora koristiti sistem elektronskog fakturisanja. Ova obaveza se odnosi i na subjekte javnog sektora za sve transakcije. Za B2C (business-to-consumer) transakcije sa fizičkim licima, koristi se elektronska fiskalizacija sa fiskalnim računima.
UniSoft ACC knjigovodstveni softver ima potpuno integrisano e-fakturisanje koje vam omogućava da kreirate, šaljete i primate elektronske fakture direktno iz programa — bez potrebe za korišćenjem zasebnih aplikacija ili ručnim unošenjem podataka na portalu SEF-a.
Kako funkcioniše sistem elektronskog fakturisanja (SEF) u Srbiji?
Sistem elektronskog fakturisanja (SEF) je centralizovana platforma Ministarstva finansija Republike Srbije preko koje se razmenjuju sve elektronske fakture. SEF funkcioniše kao posrednik između izdavaoca i primaoca fakture — izdavalac kreira e-fakturu u svom softveru, šalje je na SEF, a primalac je prima i obrađuje u svom programu.
Proces funkcioniše ovako: kada kreirate fakturu u UniSoft ACC programu, softver automatski generiše UBL 2.1 XML dokument sa svim zakonski obaveznim podacima — podaci o izdavaocu i primaocu, stavke fakture sa cenama i PDV-om, uslovi plaćanja i rokovi. Ovaj XML dokument se automatski šalje na SEF portal, gde primalac može da ga preuzme, odobri ili odbije. Ceo proces se odvija digitalno, bez štampe i slanja papirnih dokumenata.
Integracija e-faktura sa fiskalizacijom i knjigovodstvom
Jedna od ključnih prednosti našeg softvera je potpuna integracija e-faktura sa e-fiskalizacijom i knjigovodstvenim softverom. Ova integracija znači da iz jednog programa možete:
- Izdati fiskalni račun za maloprodaju — za prodaju fizičkim licima, sa QR kodom i slanjem podataka Poreskoj upravi putem ESIR i LPFR sistema
- Izdati e-fakturu za veleprodaju — za prodaju pravnim licima, sa slanjem na SEF portal u UBL 2.1 formatu
- Automatski proknjižiti e-fakture — svaka primljena ili izdata e-faktura se automatski evidentira u PDV evidencijama i finansijskim knjigama
Nema dupliranja posla, nema ručnog prepisivanja podataka iz faktura u knjigovodstvo, nema potrebe za korišćenjem više programa. Sve je u jednom UniSoft rešenju.
Funkcionalnosti e-fakturisanja u UniSoft softveru
Kreiranje i slanje e-faktura
Kreirajte profesionalne e-fakture u par klikova — unesite podatke o kupcu (naziv, PIB, adresa), dodajte stavke fakture sa cenama i PDV-om, i program automatski generiše UBL 2.1 XML dokument i šalje ga na SEF. Podržani su svi tipovi faktura — redovne fakture, avansne fakture, knjižna odobrenja i knjižna zaduženja.
Primanje i obrada e-faktura
Automatski prijem e-faktura od vaših dobavljača sa SEF portala direktno u UniSoft ACC. Program prikazuje sve primljene fakture sa svim detaljima — možete ih odobriti, odbiti ili proslediti na knjiženje. Odobrene fakture se automatski evidentiraju u knjizi primljenih računa (KPR) i PDV evidencijama.
Automatsko knjiženje e-faktura
Svaka izdata ili primljena e-faktura se automatski proknjižava u finansijskim evidencijama — dnevnik, glavna knjiga, knjiga izdatih računa (KIR) ili knjiga primljenih računa (KPR). Iznosi PDV-a se automatski izračunavaju i evidentiraju u odgovarajućim PDV knjigama. Nema ručnog unosa — podaci iz e-fakture se automatski prenose u sva relevantna knjigovodstvena mesta.
Praćenje statusa faktura
Pratite status svake izdate e-fakture u realnom vremenu — da li je dostavljena primaocu, da li je odobrena ili odbijena, da li je plaćena. Program automatski ažurira statuse sa SEF portala i obaveštava vas o svim promenama. Pregled svih faktura sa filtriranjem po statusu, datumu, kupcu ili iznosu.
XML format usklađen sa UBL 2.1 standardom
Sve e-fakture se generišu u standardizovanom UBL 2.1 XML formatu koji je zakonski propisan u Srbiji. Program automatski validira XML dokument pre slanja na SEF, obezbeđujući da su svi podaci kompletni i ispravno formatirani. Nema grešaka u formatu, nema odbijenih faktura zbog tehničkih problema.
Arhiviranje i čuvanje elektronskih faktura
Sve izdate i primljene e-fakture se automatski arhiviraju u programu u skladu sa zakonskim zahtevima o čuvanju dokumentacije. Program čuva originalni XML dokument, PDF verziju za pregled i sve povezane podatke — datum izdavanja, datum dospeća, partner, iznos, PDV, status i datum knjiženja. Elektronska arhiva je pretraživa i uvek dostupna.
Ko mora da koristi e-fakture u Srbiji?
Obaveza korišćenja elektronskih faktura se odnosi na sledeće kategorije obveznika u Srbiji:
- Svi subjekti privatnog sektora — privredna društva (DOO, AD, OD) za B2B transakcije sa drugim firmama moraju izdavati i primati e-fakture putem SEF-a
- Subjekti javnog sektora — državne institucije, javna preduzeća i jedinice lokalne samouprave za sve transakcije moraju koristiti e-fakture
- Preduzetnici — koji posluju sa pravnim licima ili javnim sektorom moraju koristiti e-fakture za te transakcije
- Dobrovoljni korisnici — firme i preduzetnici koji žele da digitalizuju proces fakturisanja mogu dobrovoljno koristiti e-fakture i za transakcije gde to nije obavezno
Prednosti elektronskog fakturisanja za kompletno poslovanje
- Ušteda vremena — automatsko generisanje, slanje i knjiženje faktura eliminiše sate ručnog rada nedeljno
- Eliminacija grešaka — automatska validacija podataka pre slanja sprečava greške koje su česte pri ručnom unosu
- Brža naplata — e-fakture stižu odmah, bez kašnjenja pošte, što ubrzava proces naplate potraživanja
- Ušteda na materijalu — nema troškova papira, štampe, koverta i poštarine za slanje faktura
- Zakonska usklađenost — automatski usklađeno sa svim zakonskim zahtevima e-fakturisanja u Srbiji
Za detaljne informacije o e-fakturisanju ili za pomoć pri implementaciji u vašem softveru, pogledajte detaljne informacije za besplatnu konsultaciju ili preuzmite besplatnu demo verziju i testirajte sve funkcionalnosti 30 dana bez obaveza.